Wat is digitaal ondertekenen?
Een digitale handtekening is in principe een manier om ervoor te zorgen dat een elektronisch document (e-mail, spreadsheet, tekstbestand, enz.) authentiek is. Authentiek betekent dat u weet wie het document heeft gemaakt en dat u weet dat het niet is gewijzigd sinds die persoon het heeft gemaakt.
Er zijn twee vormen van digitaal ondertekenen: de elektronische ondertekening en de digitale ondertekening.
De 3 vormen van digitaal ondertekenen
Hieronder hebben we het helder voor je uitgeschreven
De simpele elektronische ondertekening
Een elektronische handtekening gekoppeld aan een elektronisch document is een gewone of simpele digitale handtekening. De termen E-signing, E-handtekening en elektronische handtekening refereren allemaal naar dit type digitale ondertekening. Een email, document of een gescande handtekening zijn voorbeelden hiervan. Deze zijn immers ook het minst betrouwbaar. Soms worden er helemaal geen gegevens verzameld van de ondertekenaar. Een simpele krabbel of vinkje is tevens een simpele elektronische ondertekening.
Mochten er toch gegevens worden verzameld van de ondertekenaar, dan ondervangt de ondertekenaar een mail met een unieke code dat gebruikt wordt ter verificatie. In dit geval wordt de betrouwbaarheid vergroot van de handtekening. De email is slechts alleen toegankelijk voor de ondertekenaar en niet voor andere. Op deze manier wordt de betrouwbaarheid van een simpele elektronische ondertekening vergroot
Voordelen digitaal ondertekenen
Digitaal ondertekenen biedt u de mogelijkheid aan om rechtsgeldig een handtekening te plaatsen vanuit elke locatie en op elk moment. U bespaart kosten en verkrijgt makkelijk inzicht in uw ondertekende documenten.
Vraag hier een gratis demo aan.
Rechtsgeldig
Digitaal ondertekenen is net zo rechtsgeldig als een natte handtekening, mits de authenticatie voldoende betrouwbaar is.
Kostenbesparend
U bespaart kosten door digitaal te ondertekenen. Papier en printen is verleden tijd, plus u bent milieubewust bezig!
Inzicht
Digitaal ondertekenen in onze software biedt u volledig inzicht in uw documenten. De audit trail laat het gehele proces zien van het opgestuurde document.
De geavanceerde digitale ondertekening
De geavanceerde digitale handtekening levert een hogere betrouwbaarheid op. De wet gaat ervan uit dat je bij dit type handtekening voldoet aan de eis van voldoende betrouwbaarheid. De Nederlandse wetgeving vermeldt in artikel 3:15a over de geavanceerde handtekening:
- deze is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
- deze maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
- deze komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitend controle kan gebruiken,
- deze is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
De identificatie van de ondertekenaar is het belangrijkste verschil tussen de simpele elektronische handtekening en de geavanceerde elektronische handtekening. Hoewel de simpele elektronische handtekening niet altijd de ondertekenaar identificeert, is het bij de geavanceerde elektronische handtekening wel een onmisbare vereiste.
Geavanceerde digitale handtekeningen hanteren het PKI principe. Public Key Infrastructure is een methode waarbij een document cryptografische functies ondergaat, met als doel de integriteit van het document te bewaren
Daarnaast wordt er vaak een tijdstempel en een audit-trail gemaakt waarin datum, tijd, IP-adres en o.a. browsergegevens bijgehouden worden voor authenticatie doeleinden. Dit tijdstempel wordt door een derde onafhankelijke partij uitgevoerd, om zo de rechtsgeldigheid van het document te waarborgen.
Het voordeel van zo een type handtekening is dat elk document elektronisch verzegeld wordt door de signing provider, waarbij de ontvanger kan controleren of het document na het opsturen niet gewijzigd is.
De gekwalificeerde digitale ondertekening
De gekwalificeerde elektronische handtekening is een geavanceerde handtekening die aan twee aanvullende eisen voldoen. Deze eisen zijn volgens de Europese Vordering 910/2014: 5. de handtekening is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekening en; 6. de handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen.
Met deze 2 eisen wordt er voldaan aan de EU 910/2014 vereisten voor het plaatsen van een gekwalificeerde handtekening. Deze handtekening is gekoppeld aan een gekwalificeerd persoonlijk certificaat. De betrouwbaarheidsniveau is veel hoger dan een geavanceerde digitale ondertekening. Voor het aanvragen van zo een certificaat vindt er een persoonlijke controle plaats tussen de persoon en een Trusted Service Provider. De ondertekenaar krijgt een speciale code op een opslagmedium of een smartcard die hij of zij heeft ontvangen van een speciale certificaatinstantie.
De ondertekenaar beschikt nu over een persoonlijke code op zijn apparaat. Het is nu mogelijk om gekwalificeerde digitale ondertekeningen te plaatsen onder documenten.
Rechtsgeldigheid digitaal ondertekenen
De grote vraag blijft: “Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig?”. Dit is afhankelijk van het type handtekening, het belang en het doel van het document. In beginsel is digitaal ondertekenen rechtsgeldig, mits de authenticiteit en indentiteit van de ondertekenaar bewezen kan worden.
Lees meer over rechtsgeldigheid met betrekking tot digitaal ondertekenen.